Вопрос, связанный с изготовлением и использованием штампов и печатей важен, так как без них трудно представить нормальное делопроизводство, отношения с финансовыми структурами. 

Каждый предприниматель принимает самостоятельное решение о целесообразности изготовления собственной печати, ведь наличие у ИП оттисков не является обязательным с точки зрения российского законодательства.

Итак, какое же оптимальное количество штампов и печатей должно быть у организации? Как вести учет печатей, нужно ли назначать ответственного, есть ли правила уничтожения старых клише? Вопросы на подобные актуальные вопросы постараемся представить в данном материале. Существует ГОСТ 51511 от 2001 года, согласно которому изготавливают гербовые печати. Вы должны понимать, что обычный ИП не имеет права на применение гербовой печати, подобный приоритет только у государственных учреждений. Гербовой называют круглую по форме печать, на которой присутствует герб нашей страны. В организации, где будет применяться подобная печать, по приказу назначается ответственное лицо, а также ведется специальный журнал, в котором учитывают  использование оттиска.

Юридические компании по ФЗ об ООО обязаны иметь собственные оттиски. На таком клише указывают наименование компании (в полном соответствии с уставными документами), прописывается фактический адрес расположения организации, допускаются специальные символы, повышающие степень защищенности оттиска от подделок. Фирменное наименование компании также указывается на оттиске, причем, его можно писать на любом языке, распространенном на территории РФ, а также на иностранном языке (по желанию владельца компании). Если у ООО есть филиалы, в каждом из них также должны быть собственные оттиски, причем на них указывается «Филиал», и обязательно ставится номер печати. По личному желанию ООО и юридические компании могут вносить в клише свои эмблемы, банковские реквизиты, логотипы, дополнительные контактные данные, и т.д. В тех организациях, которые оказывают услуги по созданию и изготовлению печатей, можно подобрать готовый вариант эскиза будущего клише, внести в него лишь незначительные дополнения и изменения, а можно разработать свой собственный вариант, учитывая требования к внешнему виду  оформлению оттиска, предусмотренные российскими законами. ГОСт, о котором мы упоминали, включает правила изготовления, основные требования, описание способов хранения, уничтожения, учета оттисков, на которых присутствует гербовая символика.

Относительно штампа заметим, что четких требований к его форме, внешнему виду, размерам, содержанию в законодательстве не предусмотрено. Предприниматель вправе сам придумывать дизайн, составные части, содержание штампа, учитывая специфику его бизнеса. Классическими считают штампы, которые имеют треугольную и квадратную форму, включающие в себя информацию об организации, дополнительную надпись. Дополнительные печати нужны для крупных организаций, они существенно упрощают делопроизводство, помогают работать канцелярии, к тому же являются проявлением имиджа организации.